MeetSAFE™

Um die Live Event-Industrie, Veranstaltungsplaner und unsere Teams wieder mit der Arbeit starten
zu lassen und den Weg zur Lockerung nach der COVID-19-Pandemie zu ebnen, müssen sichere
Meetings ohne jeden Zweifel eine Top-Priorität sein.

Encore wird in der ersten Reihe stehen, wenn es um sichere
Meetingpraktiken im Zusammenhang mit dem von unseren branchenführenden Marken angebotenem
Service geht.

Während Restriktionen von Unterbringungs-Einschränkungen gelockert werden, werden
Abstandsregeln und anhaltende Hygiene-Maßnahmen ein wesentlicher Bestandteil bleiben, damit sich
Menschen bei Meetings sicher und wohl fühlen.

Risiko und Gesundheit sind zwei Schlüsselbegriffe für Unternehmen und Verbände. Eine zu erwartetende
Erholung in Phase Eins für unsere Branche wird wahrscheinlich kleinere Tagungsgrößen, nach sich
entwickelnden Regierungsrichtlinien, bedeuten.

Mit weniger Teilnehmern und verbesserten Hygiene-
Maßnahmen werden sich Risiken für Teilnehmer verringern.

Laden Sie unsere MeetSAFE™ Empfehlungen herunter

Wie sieht ein sicheres Meeting in den frühen Phasen der Corona-Lockerungen aus?

In Zusammenarbeit mit Hotel-Partnern hat Encore eine Reihe von Meetingformaten, Ausstattungspaketen und Empfehlungen entwickelt, die sich mit der Reduzierung von Risiken und der Gesundheitserhaltung im Meetingräumen befassen.

Meetingdesign, Raumlayout/Wegführung, technische Erweiterungen und verbesserte Hygiene-Maßnahmen stehen im Mittelpunkt dieses Angebots, mit der Zielsetzung, die Meetings- und Veranstaltungsbranche stärker und gesünder denn je zu machen.

Meetingdesign-Optionen: Lokale und globale Lösungen

Wenn die Menschen zu persönlichen Meetings zurückkehren, könnten kleinere Gruppen potenziell in drei
verschiedene Meetingsformen eingeteilt werden:

Erstes Design

Einzelner Veranstaltungsort,
ein Raum

Ideal für Meetings in einer kleineren Gruppe, in einem Raum und an einem Ort. Entscheidend ist die Berücksichtigung des Mindestabstandes sowie die entsprechende Platzierung und Auswahl des Bildschirms, der Beschallung sowie Einbindung der virtuell teilnehmenden Personen.

Zweites Design

Einzelner Veranstaltungsort,
mehrere Räume

Geeignet für große Gruppen, die in mehreren Räumen am selben Veranstaltungsort aufgeteilt werden. Basierend auf Design 1 werden mehrere Räume durch den Einsatz digitaler Lösungen miteinander verbunden. Diese können unabhängig und auch im Austausch mit dem Hauptraum verbunden werden. Die interaktive Kommunikation steigert das Erlebnis der Gemeinschaft.

Drittes Design

Mehrere Veranstaltungsorte,
mehrere Räume

Für Veranstaltungen, die Teilnehmer aus mehreren Veranstaltungsorten und Räumen zusammenbringen. Die Möglichkeit, dezentral mehrere Moderatoren und Vorträge mit einem breiten Publikum zu verbinden. Durch den Einsatz und die Verknüpfung verschiedener digitaler Lösungen entsteht ein gemeinsamer virtueller Raum – Raum für Begegnung und das Erlebnis, Teil eines Ganzen zu sein.

*Hybrid: Alle drei Meetingdesigns können einen virtuellen Stream für Teilnehmer enthalten, die nicht in der Lage sind, persönlich am Meeting teilzunehmen.

Raumlayout & Wegführung

Mit Rücksicht auf das Meetingdesign verändert sich auch das Raumlayout. Durch das Einplanen von Abstandsregeln und einer gesteuerten Wegführung werden Risiken reduziert und auf die Gesundheit während des Meetings geachtet.

Tische und Stühle können so aufgestellt werden, dass physische Nähe reduziert wird. Auch Bodenaufkleber und andere Formen der Beschilderung können die Teilnehmer darüber informieren, wie sie sich am besten durch den Raum bewegen, um dieses Ziel zu erreichen.

Das Equipment wird entsprechend dem Raum dimensioniert und bei Bedarf durch virtuelle Komponenten ergänzt.

Technische Erweiterungen

Diese Darstellung hebt Technologien hervor, die zur Unterstützung dieser Meetingdesigns beitragen können.

Neben traditionellen Hilfsmitteln, wie Projektoren und Bildschirmen, sollte auch Technik zur Unterstützung von Beschallung, Audio- und Videoaufzeichnung, Web-Konferenzen und digitale Werkzeuge für Umfragen oder Q/A-Sessions in Betracht gezogen werden.

Hygiene-Massnahmen

Im Zuge der Veränderungen, die Meetings zur Zeit erleben, ist es wichtiger denn je, einen Raum zu schaffen, der Zusammenarbeit und Engagement weiterhin fördert und gleichzeitig den Schwerpunkt auf Hygiene legt.

Encore schult seine Teammitglieder über verbesserte Hygiene-Maßnahmen. Wir tun dies, um die Ausbreitung von Keimen zu stoppen und auf unserem Bemühen für Sicherheit aufzubauen.

Auf Reinigungsverifzierungskarten wird festgehalten, wann die Ausrüstung gereinigt wurde, wobei besonderes Augenmerk auf Gegenstände mit hoher Berührungswahrscheinlichkeit, wie Mikrofone, Tastaturen, drahtlose Präsentationstools und Marker, gelegt wird.