MeetSAFE™
Les réunions et événements soutiennent plus de dix millions d’emplois à travers le monde. Afin d’aider l’industrie de l’événementiel, les organisateurs d’événements et nos équipes à reprendre peu à peu le travail après la pandémie de COVID-19, se réunir en toute sécurité sera sans aucun doute une priorité.
Encore et notre famille d’entreprises seront à l’avant-garde des pratiques de réunion sécuritaires liées aux services fournis par nos grandes marques de l’industrie. Alors que les restrictions se relâchent, la distanciation physique et les procédures de nettoyage approfondies resteront un élément essentiel pour rassurer et mettre à l’aise ceux qui souhaitent se réunir.
Le risque et la santé sont deux considérations clés pour les entreprises et les associations. Une première phase de reprise pour notre industrie représentera très certainement des réunions à taille réduite conformément à l’évolution des directives gouvernementales.
Avec moins de personnes se réunissant et une procédure améliorée de nettoyage, le risque pour les participants sera effectivement réduit.
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À quoi ressemblera une réunion en toute sécurité dans les premiers phases de la reprise?
En collaboration avec nos partenaires, PSAV travaille actuellement sur un concept de packages d’équipements, des nouveaux formats de réunion et des recommandations pour réduire les risques et renforcer la confiance en favorisant un environnement de réunion sain.
La conception des réunions, l’agencement des salles, la circulation, la mise en oeuvre de solutions technologiques et les procédures de nettoyage améliorées sont au coeur de cette offre dans le but de faire prospérer l’industrie des réunions et industrie événementielle, plus saine que jamais.
Les conceptions de réunion :
solutions locales à globales
Au fur et à mesure que nous revenons à des réunions en présentiel, les petits groupes pourraient se décliner en trois configurations de réunions:
Concept 1
Un endroit,
une salle de réunion
Idéal pour une réunion à nombre réduit dans une seule pièce sur un seul site. En tenant compte de l’éloignement physique, le placement de l’écran, le renforcement sonore et la capacité de se connecter avec d’autres personnes à distance seront des considérations clés.
Concept 2
Un endroit,
plusieurs salles de réunion
Pour de grands groupes qui pourraient devoir être divisés dans plusieurs salles sur un même site. S’appuyant sur la technologie du concept 1, la diffusion dans plusieurs pièces sera essentielle et l’utilisation d’équipements technologiques prenant en charge la collaboration bidirectionnelle enrichira l’expérience.
Concept 3
Plusieurs endroits,
plusieurs salles de réunion
Pour des événements qui réunissent des participants de plusieurs sites et potentiellement de plusieurs salles. La capacité d’avoir plusieurs présentateurs livrant des présentations à plusieurs endroits simultanément nécessitera une suite de solutions technologiques pour rendre l’expérience aussi proche que possible d’une réunion tous ensemble.
*Hybride : les trois conceptions de réunion peuvent intégrer une diffusion virtuelle pour les participants ou les présentateurs qui ne peuvent pas assister aux réunions en personne.
Avec la conception de la réunion à l’esprit, la disposition des salles peut être différente. L’intégration de la distanciation physique et de la circulation réduira les risques et préservera la santé lors de la réunion.
Les tables et les chaises peuvent être espacées pour répondre aux meilleures pratiques. De plus, des décalcomanies au sol et d’autres formes de signalisation peuvent informer les participants sur la meilleure façon de se déplacer dans l’espace pour limiter le contact.
L’équipement technologique sera ajusté en fonction du nouvel espace avec l’ajout de composants virtuels au besoin.
Solutions technologiques
Cette illustration met en évidence les technologies qui peuvent aider à prendre en charge ces conceptions de réunion.
Au-delà des éléments traditionnels tels que les projecteurs et les écrans, l’équipement de renforcement sonore, l’enregistrement, de conférence Web et les outils de sondage et une séance de questions-réponses devraient être envisagés.
Consignes de nettoyage
Comme les événements changent, il sera plus important que jamais de créer un espace qui continue d’encourager la collaboration et l’engagement tout en se concentrant fortement sur l’hygiène.
Encore forme les membres du personnel sur les procédures de nettoyages accentués. Nous faisons cela pour aider à stopper la propagation des germes et nous nous efforçons de renforcer notre engagement pour la sécurité.
Des cartes indiqueront quand l’équipement a été nettoyé, en accordant une attention particulière aux éléments à contact élevé tels que les microphones, les claviers, les présentateurs sans fil et les marqueurs.