GENERAL TERMS AND CONDITIONS OF BUSINESS- EMEA – ENCORE
- DEFINITIONS AND LAW
1.1. “the Company” shall mean the legal entity identified in the quote
1.2. “the Equipment” shall mean goods, components and other items hired or sold by the Company or any part thereof
1.3. “the Customer” is the person, firm, corporate or public body hiring or purchasing the Equipment. Any person purporting to act on behalf of the Customer shall be bound by the Contract
1.4. “Event” refers to the event for which the Customer is to hire Equipment and/ or services
1.5. “Interest” shall mean interest calculated in accordance with Clause 8.2
1.6. The Contract shall be interpreted and applied in accordance with laws of the country of the Company’s registered office and the parties to this contract agree to submit to the exclusive jurisdiction of those courts
- WET HIRE TERMS (FULL SERVICE – EQUIPMENT RENTAL AND LABOUR AND/OR ADDITIONAL SERVICES)
2.1. Charges
2.1.1. Hire charges commence from the date stated in the contract and are payable for the period of hire
2.2. Hire Period
2.2.1. The hiring period commences on the date specified in the Contract and continues for the period specified in the Contract and terminates on the last day of the hiring period at the time stated in the quote
2.3. Customer’s responsibilities
2.3.1. The Customer’s responsibility for the Equipment commences on receipt of the Equipment by the Customer or his agent or on delivery and ends when the Customer is in possession of the Company’s unqualified receipt for the return of all the Equipment
2.3.2. The Customer shall not at any time sell, dispose or otherwise part with control of the Equipment or attempt to do so
2.4. Equipment Specification
2.4.1. All descriptions and specifications, drawings and particulars of weights and dimensions issued by the Company are approximate only and are intended only to present a general idea of the goods to which they refer and shall not form part of the contract. Due to continuing development, the Company reserves the right to change specifications without notice
2.5. Equipment usage
2.5.1. the Company’s personnel, or their duly appointed affiliates, must handle and operate all Equipment.
2.5.2 Equipment may not be operated, moved, stored, or serviced by the Customer or any other party unless authorized by prior written agreement from the Company. The Customer may incur additional charges if Equipment is moved or relocated by unauthorized personnel.
2.5.3 The Customer agrees that the Company shall be permitted free access to the Equipment at any time before, during and/or after the event for purpose of set/strike, maintenance and routine checks.
2.5.4. Labour rates. This estimate, unless specifically indicated, does not include the following items: Crew transportation, lodging and local parking. All overtime labour will be billed at 1.5 times the hourly rate for the position (day rate divided by eight) for hours worked in excess of eight, and 2 times the hourly rate for hours worked in excess of 16 hours. The Company’s employees require a mandatory 11-hour break between work periods.
- DRY HIRE TERMS (EQUIPMENT RENTAL ONLY)
3.1. Charges
3.1.1. Hire charges commence from the date stated in the contract and are payable for the period of hire
3.1.2. Equipment must be returned on the date specified in the Contract in a clean and serviceable condition and the Customer must obtain the Company’s receipt
3.1.3. Additional charges accrue at the full daily hire rate together with consequential loss in the event of the breach of these conditions or the Equipment not being available for use by other customers
3.1.4. All cables must be returned coiled and taped and in default a charge per cable will be made
3.1.5. The Company provides spare lamps with Equipment where appropriate. These and any lamps they replace must be returned with the Equipment and in default their full replacement cost will be charged
3.2. Hire Period
3.2.1. The hiring period commences at 7:00am on the date specified in the Contract and continues for the period specified in the Contract and terminates at midnight on the last day of the hiring period, unless specified otherwise in the quote
3.3 Customer’s responsibilities
3.3.1. The Customer’s responsibility for the Equipment commences on receipt of the Equipment by the Customer or his agent or on delivery and ends when the Customer is in possession of the Company’s unqualified receipt for the return of all the Equipment
3.3.2. The Customer shall not at any time sell dispose or otherwise part with control of the Equipment or attempt to do so
3.3.3 The Customer warrants that everyone who uses the Equipment has been properly instructed in its safe and proper operation and will ensure that every user is in possession of necessary instructional material and further will not allow the Equipment to be misused
3.3.4. The Customer will at all times fully indemnify the Company against any expense liability financial loss claim or proceedings whatsoever in respect of any personal injury or damage to or loss of any property arising out of or in connection with the delivery, hire, use, non-use, repossession, collection, return or non-return of the Equipment
3.3.5. Nothing in this clause shall affect the statutory rights of the Customers or purport to exclude any liability which may not be excluded legally.
3.4. Electrical Equipment
3.4.1. Any electrical Equipment should be used with plugs and/or sockets as fitted.
3.4.2. No Equipment shall be modified without prior written consent from the Company
3.4.3. The Customer shall be responsible at all times to arrange a proper supply of electricity for use with the Equipment and ensure that the Equipment shall at all times be properly earthed. Damage to Equipment from incorrectly connected or disrupted supply will be charged.
3.5. Equipment Maintenance and Reporting
3.5.1. The Customer shall ensure that the Equipment remains serviceable and clean during the hire period
3.5.2 Any breakdown or unsatisfactory working of Equipment shall be immediately notified to the Company
3.6. Equipment Maintenance and Reporting
3.6.1. The Customer shall under no circumstances attempt to repair the Equipment without prior authorisation from the Company
3.6.2. Any damaged or unsatisfactory Equipment must be returned to the Company’s premises for examination at the Customer’s cost
3.6.3. If the Equipment is involved in any accident resulting in damage to either the Equipment or other property or injury to any person, the Customer shall notify the Company immediately
3.6.4. Equipment must not be removed from any site originally specified by the Customer or from any subsequently authorised site without prior consent of the Company
3.7. Compatibility of Equipment
3.7.1. The Customer shall ensure that the Equipment is compatible and may safely be used with any other Equipment being used by the Customer
3.7.2. The Customer shall be responsible for ensuring that the Equipment is suitable for their purposes.
3.7.3. The Company reserves the right to supply equipment of a similar design to the Equipment specified.
3.7.4. All descriptions and specifications, drawings and particulars of weights and dimensions issued by the Company are approximate only and are intended only to present a general idea of the goods to which they refer and shall not form part of the contract. Due to continuing development, the Company reserves the right to change specifications without notice.
- CONDITIONS APPLICABLE TO BOTH DRY & WET HIRES
- 1. Acceptance
Quotes will be valid for a period of 30 days from the date stated. In the event a quote is not accepted, signed and returned to the Company within this period, it will be void and all prices are subject to change.
4.2. Estimate
Quotes are developed based upon information provided by the Customer and are only an estimate of Equipment and services to be provided. In the event the actual amount of Equipment, services, labour and any related merchandise provided in connection with the Event is greater than the amount specified in a quote, the Customer shall be charged for such additional Equipment, services and/or labour, at the Company’s prevailing standard rates. All labour, VAT, transport, shipping /handling, personnel transportation & accommodation, per-diem and electrical charges (if applicable to the Event) are estimated and final amounts will be charged and due upon final invoice.
4.3. Insurance
4.3.1. The Customer agrees to pay the Company the full retail cost of any Equipment lost stolen or damaged beyond economic repair (without deduction for usage wear tear or age)
4.3.2. The Customer shall insure the goods against the above liability
4.3.3. All monies received by the Customer from any insurance company or third party in settlement of any claim shall be held in trust by the Customer and paid to the Company on demand to the extent that any such payment is due under this clause
4.3.4. The Customer shall not compromise or settle any claim without the express consent of the Company
4.3.5. In the case of Equipment which is lost stolen or damaged beyond economic repair the Customer shall pay a charge at the full daily rate together with interest and consequential loss until the Equipment is replaced
4.4. Termination of hire
4.4.1 The Company shall be entitled to terminate the contract with immediate effect and to repossess the Equipment if at any time:
(a) The Customer is in breach of these terms; or
(b) The Customer shall take any steps or if any act or proceeding is commenced in which the Customer’s solvency is in the reasonable view of the Company in doubt.
Such termination shall not affect the right of the Company to recover from the Customer any monies due under this contract interest consequential loss or damages for breach
4.4.2 The Customer hereby authorises the Company to enter upon any property, upon which the Company reasonably believe any Equipment to be held and the Company in their absolute discretion may recover and remove the Equipment
4.4.3 The Customer hereby authorises the Company (notwithstanding any subsequent instruction to the contrary after the date of the commencement of the Contract) to deduct any sums properly due to the Company arising under a breach of these terms from any credit card debit card or charge account details of which are in the possession of the Company
4.5. Cancellation of contract
4.5.1 Cancellation notices must be in writing and received by the Company’s representative before becoming effective.
4.5.2 The following shall apply should the customer cancel the contract:
– in the event of cancellation in writing 30 days before the beginning of hire 0% of the rental shall be due plus any expenses actually incurred by the Company
– in the event of cancellation between 29 and 10 days before the beginning of hire, 50% of the contract value or the total amount of expenses incurred to that point, whichever is the greater, shall be due
– in the event of cancellation 10 days or fewer before the beginning of hire, 100 % of the contract value shall be due.
4.5.3. Where scenic, gobos of other items are designed or fabricated as part of the contract an additional cancellation fee will be applicable, regardless of the date of cancellation, to an amount equal to the direct and indirect costs incurred by the Company or its affiliates in securing and/or constructing such custom materials plus a 15% administration fee.
4.5.4 Cancellation fees shall be due immediately upon any such cancellation by the Customer.
4.5.5. Postponement of an agreed date shall be regarded as a cancellation.
4.6. Ownership
The Company retains all title and rights in and to the Equipment and all related accessories.
- CREATIVE SERVICES
Content production / customized media (e.g. graphics / artwork, videos, 3D visualizations etc.)
- Minor adjustments (e.g. colours, spelling mistakes etc.) are included in the costs listed in the offer. Larger adjustments / corrections, which mean an increased effort beyond the project cost calculation, shall be agreed between the parties and, if necessary, shall be charged subsequently on the basis of the applicable daily and/or hourly rates via a written supplementary order, unless otherwise agreed in writing.
- Costs for e.g. stock material/licenses, shooting(s), production/printing, courier/transport, travel costs (“third-party costs/expenses”) are only included in the offer if they are shown in the offer items. Depending on the concept/implementation, etc., additional costs may be incurred for the aforementioned expenses, if they are not already listed in the offer. In any case, external costs will be agreed upon with the Customer in advance.
- If the Company is requested and commissioned by the Customer to use copyrighted property, which requires the obtaining of rights of use, the obtaining of rights of third parties of any kind, including the registration with the GEMA, is carried out on the Customer’s own responsibility in the name and for the account of the Customer. The Company will be held harmless in any case of infringement of third-party rights.
- The transfer of open work files by the Company is not included and requires a separate agreement or remuneration if necessary.
- Offers and contracts contain project-specific concepts with limited rights of use. Unlimited rights of use for this are subject to a charge and shall be listed and invoiced separately in the offer. In principle, the transfer of rights of use relates exclusively to the finished product (the content/output) that was created for the client for use within the scope of the order.
- The Company is entitled to re-use project-specific concepts in its own interest, unless otherwise agreed in writing or no exclusive rights of use are agreed in writing.
- CONDITIONS AS TO SALE
6.1. Risk in Title
6.1.1. The risk in the Equipment shall pass to the Customer immediately on delivery to the Customer at the address shown for delivery on the contract or if the Customer collects on collection
6.1.2. Property and title in the Equipment shall remain vested in the Company and the Company reserves the right to dispose of the Equipment until such time as the price shall have been paid in full
6.1.3. If any part of the payment is overdue or if the Customer is in breach of any of these terms or if the Customer or any third party shall take any steps or any act or proceeding in which in the reasonable view of the Company the Customer’s solvency is in doubt the Company may (without prejudice to any of the Company’s other rights) recover or resell the Equipment and may enter upon the Customer’s or any third parties property for that purpose.
6.2. Receipt
6.2.1. The Customer or any duly authorised person on behalf of the Customer shall receive and unload the Equipment and shall check the same for quantity and condition in the presence of the Company’s carrier
6.2.2. Any shortage of or unsatisfactory Equipment shall be endorsed by the Customer or a duly authorised person on behalf of the Customer on the delivery document and the Customer shall give written confirmation to the Company within three days of delivery
6.2.3. No claim in respect of shortage of or unsatisfactory condition of the Equipment shall be entertained by the Company unless condition 5.2.2. is observed
6.2.4. This condition does not affect the statutory rights of the Customer
6.3. Price
The price charged will be the price ruling at the time of delivery. Where this is at variance with the price quoted or inserted in the contract at the time the goods were ordered the Customer will be advised prior to delivery
- VIDEO CONFERENCE & VIDEO / VOICE OVER IP
When the Company provides audio conference and / or videoconference Equipment, the Company can only be responsible for Equipment provided by the Company, unless previously agreed upon. Communications with third parties via telephone or ISDN lines, communications on the Internet, or any other programs and use of accounts specific communications to carrying out the remote conference are the responsibility of the telecommunications provider, the Internet service provider, or failing that, the Customer. Any connection or connection maintenance problem is beyond the control of the Company and the Company cannot be held responsible, unless previously agreed upon.
- GENERAL CONDITIONS
8.1. Power to Enter this Contract
8.1.1. The signatory to the contract warrants that they are duly authorised on the Customer’s behalf to enter into the contract and hereby personally indemnifies the Company against all losses and costs that may be incurred by the Company if this is not the case
8.1.2 Written acceptance of a quote and/or the provision of a purchase order shall constitute the forming of a contract
8.2. Payment and Interest
8.2.1. Customers who do not have an account open with the Company must pay a deposit of 50% when signing the quote, the remaining 50% being paid no later than 30 days before the date of the event (or the provision of Equipment in the case of a rental only).
Any other agreement on the terms of payment must be approved in writing by the Company at least ten days before the Event.
Non-payment may result in the non-supply of the Equipment and services specified in the quote.
8.2.2. Where payments are not made on the due date the Company will be entitled to interest on the amount that is overdue at JP Morgan Chase PLC base rate prevailing for the period for which such monies are overdue together with 4% calculated on a day-to-day basis compounded with quarterly rests.
8.2.3. The payment of such interest shall be without prejudice to any other rights or remedies of the Company
8.2.4. Any legal or other charges incurred in the recovery of money or Equipment shall be paid by the Customer
8.2.5. Notwithstanding any provision in these terms of business to the contrary the customer shall if required by the Company pay such sum on account of the hire charges or price for goods and or services as shall be agreed at the time of placing the order
8.3. Liability
8.3.1. The Company’s liability for any defect in the Equipment shall be limited to and in no case exceed:
(a) any manufacturer’s warranty sold with the Equipment; or if there shall be none
(b) replacement or repair of the defective Equipment; or
(c) at the Company’s option a refund of the price
8.3.2. Consequential losses – Nothing in these terms and conditions shall make the Company liable for any consequential loss to the Customer including any expense liability loss claim or proceeding whatsoever caused by or arising out of the late delivery non delivery unsuitability incompatibility or unlawful repossession of the Equipment or any part thereof or any breakdown or stoppage of the same
8.3.3. LIMITATION OF LIABILITY: Notwithstanding any other provision, the Company’s aggregate liability to the Customer under any circumstances shall be strictly limited to an amount equal to the actual fees paid to the Company in connection with the Contract. Under no circumstances shall the Company’s liability exceed such fees.
8.4. Indemnification
The Customer and the Company each hereby agree to forever indemnify, defend and hold harmless the other for any and all claims, losses, costs (including reasonable attorney’s fees and costs), damages and/or injury to property and persons (including death) as a result of the negligent acts, errors or omissions of each party and their respective employees, agents, representatives and contractors.
8.5. Force Majeure
The Company’s failure to perform any term or condition of our contract as a result of conditions beyond its control such as, but not limited to, war, strikes, fires, floods, acts of God, governmental restrictions, power failures, or damage or destruction of any network facilities or servers, shall not be deemed a failure to perform their part of the hire agreement.
8.6. Injury to Persons and Damage to Property
Subject to 8.3. above the Company shall not be liable for any loss other than that which directly arises from any injury to persons or damage to tangible property where and only to the extent that such injury or damage is caused by any defects in the Equipment and where such defect is caused by the negligence of the Company
8.7. Rights Reserved
8.7.1. Any failure by the Company to enforce any or all of these conditions shall not be construed as a waiver of any of the Company rights hereunder
8.7.2. If any term in these conditions shall be held invalid such invalidation shall not affect the validity of the remaining terms
8.8. Terms of Contract
These conditions have effect in substitution for and to the exclusion of any condition put forward by the Customer
8.9. Delivery and Carriage
8.9.1. All times quoted or stated for deliveries are approximate only shall not be liable for any delay in delivery of the Equipment howsoever caused.
8.9.2. Hire charges or sale prices do not include carriage. Any expenses incurred by the Company in delivery or recovering Equipment or attempting the same will be paid by the Customer
8.9.3. Where carriage charges are quoted by the Company such charges will include only for the time to load or unload alongside the Company vehicle at the address specified by the Customer. Further time or attendance will be paid for by the Customer
8.9.4 The Company reserves the right to recharge additional costs of delivery and collection including, but not restricted to, parking fines, waiting time and toll charges.
8.9.5 The Company shall not be held liable for any damage incurred to a customer vehicle when loading\unloading or for the safe and secure loading of their vehicle.
8.9.6 Where the Customer makes arrangements for the delivery and collection of Equipment, the Customer will be liable for loss or damage which occurs during transport of the Equipment.
8.10. Personal Data
Personal data collected from Customers is subject to computer processing by Encore. They are recorded in the Customer’s file and are essential for the processing of his order. This information and personal data are also kept for security purposes, in order to comply with legal and regulatory obligations. They will be kept as long as necessary for the execution of orders and any applicable guarantees.
The data controller is the Company. Access to personal data will be strictly limited to the employees of the data controller, authorised to process it because of their functions. The information collected may possibly be communicated to third parties linked to the Company by contract for the execution of subcontracted tasks, without the authorisation of the Customer being necessary.
As part of the performance of their services, third parties have only limited access to the data and are obliged to use it in accordance with the provisions of the applicable legislation on the protection of personal data. Apart from the cases stated above, the Company refrains from selling, renting, assigning or giving access to third parties to the data without the Customer’s prior consent, unless it is forced to do so for legitimate reasons.
If the data is to be transferred outside the EU, the Customer will be informed and the guarantees taken in order to secure the data (for example, adhesion of the external service provider to the “Privacy Shield”, adoption of validated protection clauses by the CNIL, adoption of a code of conduct, obtaining a CNIL certification, etc.) will be specified.
In accordance with applicable regulations, the Customer has a right of access, rectification, erasure, and portability of data concerning him, as well as the right to oppose the processing for legitimate reasons, rights which he can exercise by contacting the data controller at their registered office. In the event of a complaint, the Customer may send a complaint to the relevant authority.
8.11. Copyright
8.11.1. The Company notifies the Customer that playing or showing copyright material in circumstances where the Customer or anyone authorised by him does not hold the appropriate licence of the copyright holder, he will infringe copyright and may become liable in damages for so doing
8.11.2. The Customer by accepting delivery of sound or visual reproduction Equipment warrants that he has or will obtain the appropriate licence for the said performance playing or showing, prior to using the Equipment for the said purpose
8.11.3 The customer agrees to indemnify the Company in respect of any claim for breach of copyright caused by the transmission, recording, broadcasting, rebroadcasting of audio and visual projection on behalf of the Customer.
8.12. Confidentiality
All quotes, contracts, plans and specifications provided by the Company to the Customer are confidential and are not to be passed to any third party for a competitive bid or any other purpose.
CONDITIONS GENERALES DE VENTE – FRANCE
- DÉFINITIONS ET DROIT
1.1. « La société » est l’entité juridique identifiée dans le devis.
1.2. « l’équipement » désigne les biens, composants et autres articles loués ou vendus par la société ou toute partie de ceux-ci
1.3. Le « client » est la personne, l’entreprise, la société ou l’organisme public qui loue ou achète l’équipement. Toute personne prétendant agir au nom du client est liée par le contrat.
1.4. Le terme « événement » désigne l’événement pour lequel le client doit louer du matériel et/ou des services.
1.5. « Intérêts » : les intérêts calculés conformément à la clause 8.2.
1.6. Le contrat sera interprété et appliqué conformément aux lois du pays du siège social de la société et les parties au présent contrat acceptent de se soumettre à la juridiction exclusive de ces tribunaux.
- CONDITIONS DE LOCATION HUMIDE (SERVICE COMPLET – LOCATION DE MATÉRIEL ET MAIN-D’ŒUVRE ET/OU SERVICES SUPPLÉMENTAIRES)
2.1. Charges
2.1.1. Les frais de location commencent à la date indiquée dans le contrat et sont payables pour la période de location
2.2. Période de location
2.2.1. La période de location commence à la date indiquée dans le contrat, se poursuit pendant la période indiquée dans le contrat et se termine le dernier jour de la période de location à l’heure indiquée dans le devis.
2.3. Responsabilités du client
2.3.1. La responsabilité du client à l’égard de l’équipement commence à la réception de l’équipement par le client ou son agent ou à la livraison et se termine lorsque le client est en possession du reçu sans réserve de la compagnie pour le retour de l’ensemble de l’équipement.
2.3.2. Le client ne doit à aucun moment vendre, céder ou céder de quelque manière que ce soit le contrôle de l’équipement ou tenter de le faire
2.4. Spécification de l’équipement
2.4.1. Toutes les descriptions et spécifications, tous les dessins et toutes les indications de poids et de dimensions fournis par la société sont approximatifs et ne visent qu’à donner une idée générale des marchandises auxquelles ils se réfèrent et ne font pas partie du contrat. En raison du développement continu, la société se réserve le droit de modifier les spécifications sans préavis.
2.5. Utilisation de l’équipement
2.5.1. le personnel de la société, ou ses affiliés dûment désignés, doit manipuler et faire fonctionner tous les équipements.
2.5.2 L’équipement ne peut être utilisé, déplacé, stocké ou entretenu par l’abonné ou toute autre partie sans l’autorisation écrite préalable de la compagnie. Le client peut encourir des frais supplémentaires si l’équipement est déplacé ou relocalisé par du personnel non autorisé.
2.5.3 Le client accepte que la société soit autorisée à accéder librement à l’équipement à tout moment avant, pendant et/ou après l’événement à des fins de réglage/déclenchement, d’entretien et de contrôles de routine.
2.5.4. Taux de main-d’œuvre. Ce devis, sauf indication spécifique, ne comprend pas les éléments suivants : Le transport de l’équipe, l’hébergement et le stationnement local. Toutes les heures supplémentaires seront facturées à 1,5 fois le taux horaire du poste (taux journalier divisé par huit) pour les heures travaillées au-delà de huit heures, et à 2 fois le taux horaire pour les heures travaillées au-delà de 16 heures. Les employés de l’entreprise ont besoin d’une pause obligatoire de 11 heures entre les périodes de travail.
- CONDITIONS DE LOCATION À SEC (LOCATION DE MATÉRIEL UNIQUEMENT)
3.1. Charges
3.1.1. Les frais de location commencent à la date indiquée dans le contrat et sont payables pour la période de location
3.1.2. L’équipement doit être retourné à la date spécifiée dans le contrat, dans un état propre et utilisable, et le client doit obtenir le reçu de la compagnie.
3.1.3. Les frais supplémentaires sont calculés sur la base du tarif de location journalier complet, ainsi que les pertes indirectes en cas de violation des présentes conditions ou d’indisponibilité de l’équipement pour d’autres clients.
3.1.4. Tous les câbles doivent être retournés enroulés et recouverts de ruban adhésif, faute de quoi des frais seront facturés par câble.
3.1.5. La société fournit des lampes de rechange avec l’équipement, le cas échéant. Ces lampes et toutes celles qu’elles remplacent doivent être renvoyées avec l’équipement et, à défaut, leur coût de remplacement intégral sera facturé.
3.2. Période de location
3.2.1. La période de location commence à 7 heures du matin à la date indiquée dans le contrat, se poursuit pendant la période indiquée dans le contrat et se termine à minuit le dernier jour de la période de location, sauf indication contraire dans le devis.
3.3 Responsabilités du client
3.3.1. La responsabilité du client à l’égard de l’équipement commence à la réception de l’équipement par le client ou son agent ou à la livraison et se termine lorsque le client est en possession du reçu sans réserve de la compagnie pour le retour de l’ensemble de l’équipement.
3.3.2. Le client ne doit à aucun moment vendre, céder ou céder de quelque manière que ce soit le contrôle de l’équipement, ni tenter de le faire
3.3.3 Le client garantit que toute personne qui utilise l’équipement a été correctement instruite sur son fonctionnement sûr et adéquat et qu’il veillera à ce que chaque utilisateur soit en possession du matériel d’instruction nécessaire et qu’il ne permettra pas que l’équipement soit utilisé à mauvais escient.
3.3.4. Le client garantit à tout moment la société contre toute dépense, responsabilité financière, perte, réclamation ou procédure, quelle qu’elle soit, relative à des dommages corporels, matériels ou immatériels résultant de la livraison, de la location, de l’utilisation, de la non-utilisation, de la reprise de possession, de la collecte, du retour ou de la non-retour de l’équipement.
3.3.5. Aucune disposition de la présente clause n’affecte les droits statutaires des clients ni ne vise à exclure une responsabilité qui ne peut être exclue légalement.
3.4. Équipement électrique
3.4.1. Tout équipement électrique doit être utilisé avec des fiches et/ou des prises de courant telles qu’elles sont installées.
3.4.2. Aucun équipement ne peut être modifié sans l’accord écrit préalable de la Société.
3.4.3. Le client est responsable à tout moment de la mise en place d’une alimentation électrique appropriée pour l’utilisation de l’équipement et veille à ce que l’équipement soit à tout moment correctement mis à la terre. Les dommages causés à l’équipement par un branchement incorrect ou une interruption de l’alimentation seront facturés.
3.5. Entretien de l’équipement et rapports
3.5.1. Le client veille à ce que l’équipement reste utilisable et propre pendant la période de location
3.5.2 Toute panne ou tout fonctionnement insatisfaisant de l’équipement doit être immédiatement notifié à la société.
3.6. Entretien de l’équipement et rapports
3.6.1. Le client ne doit en aucun cas tenter de réparer l’équipement sans l’autorisation préalable de la société.
3.6.2. Tout équipement endommagé ou non satisfaisant doit être renvoyé dans les locaux de la compagnie pour y être examiné, aux frais du client.
3.6.3. Si l’équipement est impliqué dans un accident entraînant des dommages à l’équipement ou à d’autres biens ou des blessures à une personne, le client doit en informer immédiatement la compagnie.
3.6.4. L’équipement ne doit pas être retiré du site initialement spécifié par le client ou de tout autre site autorisé ultérieurement sans l’accord préalable de la compagnie.
3.7. Compatibilité des équipements
3.7.1. Le client s’assure que l’équipement est compatible et peut être utilisé en toute sécurité avec tout autre équipement utilisé par le client.
3.7.2. Il incombe au client de s’assurer que l’équipement est adapté à ses besoins.
3.7.3. La Société se réserve le droit de fournir un équipement de conception similaire à l’équipement spécifié.
3.7.4. Toutes les descriptions et spécifications, tous les dessins et toutes les indications de poids et de dimensions fournis par la Société sont approximatifs et ne visent qu’à donner une idée générale des marchandises auxquelles ils se réfèrent et ne font pas partie du contrat. En raison du développement continu, la société se réserve le droit de modifier les spécifications sans préavis.
- CONDITIONS APPLICABLES AUX EMBAUCHES À SEC ET AUX EMBAUCHES EN MILIEU HUMIDE
- 1. Acceptation
Les devis sont valables pour une période de 30 jours à compter de la date indiquée. Si un devis n’est pas accepté, signé et renvoyé à la société dans ce délai, il sera annulé et tous les prix sont susceptibles d’être modifiés.
4.2. Estimation
Les devis sont établis sur la base des informations fournies par le client et ne constituent qu’une estimation de l’équipement et des services à fournir. Si la quantité réelle d’équipement, de services, de main-d’œuvre et de toute marchandise connexe fournie dans le cadre de l’événement est supérieure à la quantité spécifiée dans un devis, le client sera facturé pour cet équipement, ces services et/ou cette main-d’œuvre supplémentaires, aux tarifs standard en vigueur de la société. Tous les frais de main-d’œuvre, de TVA, de transport, d’expédition/manutention, de transport et d’hébergement du personnel, de per diem et d’électricité (si applicable à l’événement) sont estimés et les montants définitifs seront facturés et dus lors de la facturation finale.
4.3. Assurance
4.3.1. Le client accepte de payer à la compagnie le coût total de vente au détail de tout équipement perdu, volé ou endommagé au-delà d’une réparation économique (sans déduction de l’usure ou de l’âge)
4.3.2. Le client doit assurer les marchandises contre la responsabilité susmentionnée
4.3.3. Toutes les sommes reçues par le client de la part d’une compagnie d’assurance ou d’un tiers en règlement d’une réclamation sont conservées en fiducie par le client et versées à la compagnie sur demande dans la mesure où un tel paiement est dû en vertu de la présente clause.
4.3.4. Le client ne doit pas transiger ou régler une réclamation sans le consentement exprès de la compagnie.
4.3.5. Dans le cas d’un équipement perdu, volé ou endommagé au-delà de toute réparation économique, le client doit payer une redevance au taux journalier plein, majorée des intérêts et des pertes indirectes jusqu’à ce que l’équipement soit remplacé.
4.4. Résiliation de l’engagement
4.4.1 La Société a le droit de résilier le contrat avec effet immédiat et de reprendre possession de l’équipement si, à tout moment
(a) le client enfreint les présentes conditions ; ou
(b) le client prend des mesures ou si un acte ou une procédure est entamé dans le cadre duquel la solvabilité du client est, de l’avis raisonnable de la société, mise en doute.
Cette résiliation n’affecte pas le droit la société de recouvrer auprès du client les sommes dues au titre du présent contrat, les intérêts, les pertes indirectes ou les dommages-intérêts pour violation du contrat.
4.4.2 Le client autorise par la présente la Société à pénétrer dans toute propriété sur laquelle la Société pense raisonnablement que l’équipement est détenu et la Société peut, à sa discrétion absolue, récupérer et retirer l’équipement.
4.4.3 Le client autorise par la présente la société (nonobstant toute instruction contraire ultérieure à la date d’entrée en vigueur du contrat) à déduire toute somme due à la société en raison d’une violation des présentes conditions de toute carte de crédit, carte de débit ou compte de facturation dont les détails sont en possession de la société.
4.5. Résiliation du contrat
4.5.1 Les avis d’annulation doivent être rédigés par écrit et reçus par le représentant de la compagnie avant de prendre effet.
4.5.2 En cas de résiliation du contrat par le client, les dispositions suivantes s’appliquent :
– en cas d’annulation par écrit 30 jours avant le début de la location, 0 % du montant de la location est dû, plus les frais effectivement encourus par la
– en cas d’annulation entre 29 et 10 jours avant le début de la location, 50 % de la valeur du contrat ou le montant total des frais encourus jusqu’à cette date, selon le montant le plus élevé, sont dus
– en cas d’annulation 10 jours ou moins avant le début de la location, 100 % de la valeur du contrat est due.
4.5.3. Lorsque des éléments scéniques, des gobos ou d’autres éléments sont conçus ou fabriqués dans le cadre du contrat, des frais d’annulation supplémentaires seront applicables, quelle que soit la date d’annulation, pour un montant égal aux coûts directs et indirects encourus par la société ou ses filiales pour l’obtention et/ou la construction de ces matériaux personnalisés, majorés de 15 % de frais administratifs.
4.5.4 Les frais d’annulation sont dus immédiatement après l’annulation par le client.
4.5.5. Le report d’une date convenue est considéré comme une annulation.
4.6. Propriété
La Société conserve tous les titres et droits relatifs à l’équipement et à tous les accessoires connexes.
- SERVICES CRÉATIFS
Production de contenu / médias personnalisés (par exemple, graphiques / illustrations, vidéos, visualisations 3D, etc.)
- Les ajustements mineurs (p. ex. couleurs, fautes d’orthographe, etc.) sont inclus dans les coûts indiqués dans l’offre. Les ajustements / corrections plus importants, qui impliquent un effort supplémentaire par rapport au calcul du coût du projet, seront convenus entre les parties et, si nécessaire, seront facturés ultérieurement sur la base des tarifs journaliers et/ou horaires applicables par le biais d’une commande supplémentaire écrite, sauf accord contraire par écrit.
- Les coûts liés, par exemple, aux stocks de matériel/licences, aux prises de vue, à la production/impression, au courrier/transport, aux frais de déplacement (« coûts/dépenses de tiers ») ne sont inclus dans l’offre que s’ils sont indiqués dans les éléments de l’offre. En fonction du concept/de la mise en œuvre, etc., des frais supplémentaires peuvent être encourus pour les dépenses susmentionnées, si elles ne sont pas déjà mentionnées dans l’offre. Dans tous les cas, les coûts externes seront convenus à l’avance avec le client.
- Si la Société est sollicitée et mandatée par le Client pour utiliser des biens protégés par le droit d’auteur, ce qui nécessite l’obtention de droits d’utilisation, l’obtention de droits de tiers de toute nature, y compris l’enregistrement auprès de la GEMA, ‘effectue sous la responsabilité du Client, au nom et pour le compte de ce dernier. La Société sera dégagée de toute responsabilité en cas de violation des droits des tiers.
- Le transfert de fichiers de travail ouverts par l’entreprise n’est pas inclus et nécessite un accord séparé ou une rémunération si nécessaire.
- Les offres et les contrats contiennent des concepts spécifiques à un projet avec des droits d’utilisation limités. Les droits d’utilisation illimités sont payants et sont mentionnés et facturés séparément dans l’offre. En principe, la cession des droits d’utilisation porte exclusivement sur le produit fini (contenu/résultat) qui a été créé pour le client en vue d’une utilisation dans le cadre de la commande.
- L’entreprise est autorisée à réutiliser des concepts spécifiques à un projet dans son propre intérêt, à moins qu’il n’en ait été convenu autrement par écrit ou qu’aucun droit d’utilisation exclusif n’ait été convenu par écrit.
- CONDITIONS DE VENTE
6.1. Risque lié au titre
6.1.1. Le risque lié à l’équipement est transféré au client dès sa livraison à l’adresse de livraison indiquée dans le contrat ou, en cas d’enlèvement par le client, au moment de l’enlèvement.
6.1.2. La propriété et le titre de l’équipement restent acquis à la Société et la Société se réserve le droit de disposer de l’équipement jusqu’à ce que le prix ait été intégralement payé
6.1.3. Si une partie du paiement est en souffrance ou si le client enfreint l’une des présentes conditions ou si le client ou un tiers prend des mesures ou entreprend un acte ou une procédure qui, de l’avis raisonnable de la société, met en doute la solvabilité du client, la société peut (sans préjudice de ses autres droits) récupérer ou revendre l’équipement et peut, à cette fin, pénétrer dans la propriété du client ou d’un tiers.
6.2. Réception
6.2.1. Le client ou toute personne dûment autorisée au nom du client reçoit et décharge l’équipement et en vérifie la quantité et l’état en présence du transporteur de la compagnie.
6.2.2. Tout équipement manquant ou insatisfaisant doit être avalisé par le client ou une personne dûment autorisée au nom du client sur le document de livraison et le client doit donner une confirmation écrite à la société dans les trois jours suivant la livraison.
6.2.3. Aucune réclamation relative à un manque ou à un état insatisfaisant de l’équipement ne sera acceptée par la société si la condition 5.2.2. n’est pas respectée.
6.2.4. Cette condition n’affecte pas les droits statutaires du client.
6.3. Prix
Le prix facturé sera le prix en vigueur au moment de la livraison. Si ce prix diffère du prix indiqué ou inséré dans le contrat au moment où les marchandises ont été commandées, le client en sera informé avant la livraison.
- VIDÉOCONFÉRENCE ET VIDÉO / VOIX SUR IP
Lorsque la Société fournit des équipements d’audioconférence et/ou de vidéoconférence, la Société ne peut être responsable que des équipements fournis par la Société, sauf accord préalable. Les communications avec des tiers via des lignes téléphoniques ou ISDN, les communications sur Internet, ou tout autre programme et l’utilisation de comptes de communications spécifiques à la réalisation de la conférence à distance sont de la responsabilité de l’opérateur de télécommunications, du fournisseur d’accès Internet, ou à défaut du Client. Tout problème de connexion ou de maintien de connexion est indépendant de la volonté de la Société et celle-ci ne peut en être tenue pour responsable, sauf accord préalable.
- CONDITIONS GÉNÉRALES
8.1. Pouvoir de conclure le présent contrat
8.1.1. Le signataire du contrat garantit qu’il est dûment autorisé, au nom du client, à conclure le contrat et indemnise personnellement la société de toutes les pertes et de tous les coûts qui pourraient être encourus par la société si tel n’était pas le cas.
8.1.2 Lacceptation écrite d’un devis et/ou la fourniture d’un bon de commande constituent la formation d’un contrat.
8.2. Paiement et intérêts
8.2.1. Les clients qui n’ont pas de compte ouvert auprès de la Société doivent verser un acompte de 50 % à la signature du devis, les 50 % restants étant payés au plus tard 30 jours avant la date de l’événement (ou de la mise à disposition du Matériel dans le cas d’une location uniquement).
Tout autre accord sur les modalités de paiement doit être approuvé par écrit par la Société au moins dix jours avant l’événement
Le non-paiement peut entraîner la non-fourniture du matériel et des services spécifiés dans le devis.
8.2.2. Si les paiements ne sont pas effectués à la date d’échéance, la société aura droit à des intérêts sur le montant en souffrance au taux de base de JP Morgan Chase PLC en vigueur pour la période pour laquelle ces sommes sont en souffrance, majorés de 4 % calculés au jour le jour et composés avec des repos trimestriels.
8.2.3. Le paiement de ces intérêts est sans préjudice de tout autre droit ou recours de la société.
8.2.4. Tous les frais juridiques ou autres encourus pour la récupération de l’argent ou de l’équipement sont à la charge du client.
8.2.5. Nonobstant toute disposition contraire des présentes conditions générales de vente, le client doit, à la demande de la société, payer la somme correspondant aux frais de location ou au prix des marchandises ou des services qui a été convenue au moment de la passation de la commande.
8.3. Responsabilité
8.3.1. La responsabilité de la Société pour tout défaut de l’Equipement sera limitée et ne dépassera en aucun cas :
(a) toute garantie du fabricant vendue avec l’équipement ; ou s’il n’y en a pas
(b) le remplacement ou la réparation de l’équipement défectueux ; ou
(c) au choix de la société, le remboursement du prix.
8.3.2. Pertes indirectes – Aucune disposition des présentes conditions générales ne rend la société responsable des pertes indirectes subies par le client, y compris toute dépense, responsabilité, perte, réclamation ou procédure, quelle qu’elle soit, causée par ou découlant du retard de livraison, de la non-livraison, de l’inadéquation, de l’incompatibilité ou de la reprise illégale de l’équipement ou d’une partie de celui-ci, ou d’une panne ou d’un arrêt de l’équipement.
8.3.3. LIMITATION DE LA RESPONSABILITÉ : Nonobstant toute autre disposition, la responsabilité globale de la Société à l’égard du Client, quelles que soient les circonstances, est strictement limitée à un montant égal aux frais réels payés à la Société dans le cadre du Contrat. En aucun cas, la responsabilité de la Société ne peut excéder ces frais.
8.4.
Le client et la société acceptent chacun par les présentes d’indemniser, de défendre et de dégager de toute responsabilité l’autre partie en cas de réclamations, pertes, coûts (y compris les frais et honoraires raisonnables d’avocat), dommages et/ou blessures aux biens et aux personnes (y compris le décès) résultant d’actes de négligence, d’erreurs ou d’omissions de chaque partie et de leurs employés, agents, représentants et contractants respectifs.
8.5. Force Majeure
L’inexécution par l’entreprise d’une quelconque condition de notre contrat en raison de circonstances indépendantes de sa volonté, telles que, mais sans s’y limiter, la guerre, les grèves, les incendies, les inondations, les catastrophes naturelles, les restrictions gouvernementales, les pannes d’électricité ou l’endommagement ou la destruction des installations de réseau ou des serveurs, ne sera pas considérée comme une inexécution de la part de l’entreprise dans le contrat de location.
8.6. Blessures aux personnes et dommages aux biens
Sous réserve de l’article 8.3. ci-dessus la société n’est pas responsable des pertes autres que celles qui découlent directement d’un préjudice corporel ou d’un dommage à des biens matériels, dans la mesure où ce préjudice ou ce dommage est causé par un défaut de l’équipement et où ce défaut est dû à la négligence de la société.
8.7. Droits réservés
8.7.1. Le fait que la société napplique pas tout ou partie de ces conditions ne doit pas être interprété comme une renonciation à l’un quelconque des droits de la société en vertu des présentes.
8.7.2. Si l’une des dispositions des présentes conditions est déclarée nulle, cette nullité n’affecte pas la validité des autres dispositions.
8.8. Conditions du contrat
Les présentes conditions s’appliquent en remplacement et à l’exclusion de toute condition posée par le client.
8.9. Livraison et transport
8.9.1. Tous les délais de livraison indiqués ou mentionnés sont approximatifs et ne peuvent être tenus pour responsables d’un retard de livraison de l’équipement, quelle qu’en soit la cause.
8.9.2. Les frais de location ou les prix de vente ne comprennent pas le transport. Tous les frais encourus par la société pour livrer ou récupérer l’équipement ou tenter de le récupérer sont à la charge du client.
8.9.3. Lorsque les frais de transport sont indiqués par la Société, ils ne comprennent que le temps de chargement ou de déchargement le long du véhicule de la Société à l’adresse spécifiée par le Client. Tout autre temps ou présence est à la charge du client.
8.9.4 La société se réserve le droit de facturer des frais supplémentaires de livraison et de collecte, y compris, mais sans s’y limiter, les amendes de stationnement, le temps d’attente et les frais de péage.
8.9.5 La société n’est pas responsable des dommages subis par le véhicule d’un client lors du chargement ou du déchargement, ni de la sécurité et de la sûreté du chargement de son véhicule.
8.9.6 Lorsque le client prend des dispositions pour la livraison et l’enlèvement de l’équipement, il est responsable des pertes ou dommages survenus pendant le transport de l’équipement.
8.10. Données à caractère personnel
Les données personnelles recueillies auprès des Clients font l’objet d’un traitement informatique par Encore. Elles sont enregistrées dans le dossier du Client et sont indispensables au traitement de sa commande. Ces informations et données personnelles sont également conservées à des fins de sécurité, afin de respecter les obligations légales et réglementaires. Elles seront conservées aussi longtemps que nécessaire pour l’exécution des commandes et des éventuelles garanties applicables.
Le responsable du traitement des données est la Société. L’accès aux données personnelles sera strictement limité aux employés du responsable du traitement, autorisés à les traiter en raison de leurs fonctions. Les informations collectées pourront éventuellement être communiquées à des tiers liés à la Société par contrat pour l’exécution de tâches sous-traitées, sans que l’autorisation du Client soit nécessaire.
Dans le cadre de l’exécution de leurs services, les tiers n’ont qu’un accès limité aux données et sont tenus de les utiliser conformément aux dispositions de la législation applicable en matière de protection des données à caractère personnel. En dehors des cas précités, la Société s’interdit de vendre, louer, céder ou donner accès à des tiers aux données sans l’accord préalable du Client, à moins qu’elle n’y soit contrainte pour des motifs légitimes.
Si les données doivent être transférées en dehors de l’UE, le Client en sera informé et les garanties prises pour sécuriser les données (par exemple, adhésion du prestataire externe au » Privacy Shield « , adoption de clauses de protection validées par la CNIL, adoption d’un code de conduite, obtention d’une certification de la CNIL, etc.) seront précisées.
Conformément à la réglementation applicable, le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement et de portabilité des données le concernant, ainsi que du droit de s’opposer au traitement pour des motifs légitimes, droits qu’il peut exercer en contactant le responsable du traitement à son siège social. En cas de réclamation, le Client peut adresser une réclamation à l’autorité compétente.
8.11. Droits d’auteur
8.11.1. La société informe le client que le fait de jouer ou de montrer du matériel protégé par des droits d’auteur dans des circonstances où le client ou toute personne autorisée par lui ne détient pas la licence appropriée du détenteur des droits d’auteur, constitue une violation des droits d’auteur et peut donner lieu à des dommages-intérêts.
8.11.2. En acceptant la livraison de l’équipement de reproduction sonore ou visuelle, le client garantit qu’il a obtenu ou qu’il obtiendra la licence appropriée pour la représentation, le jeu ou le spectacle en question, avant d’utiliser l’équipement à cette fin.
8.11.3 Le client accepte d’indemniser la Société en cas de réclamation pour violation des droits d’auteur causée par la transmission, l’enregistrement, la diffusion, la rediffusion de projections audio et visuelles au nom du client.
8.12. Confidentialité
Tous les devis, contrats, plans et spécifications fournis par la société au client sont confidentiels et ne doivent pas être transmis à un tiers en vue d’une offre concurrentielle ou à toute autre fin.