CONDITIONS GENERALES DE VENTE – FRANCE
Les conditions générales de vente suivantes s’appliquent pour la location d’équipements et pour les services fournis par ENCORE EMEA® au client, dans le cadre d’un évènement ou d’une série d’évènements comme pour une période de location spécifiée.
Définitions:
Ci-après « ENCORE EMEA » fait référence à la marque ENCORE EMEA® et/ou à la société enregistrée sous le nom Audio Visual Services Corporation SARL, sis 29-31 rue du Bois Galon, Fontenay Sous-Bois, 94120, France.
Ci-après « Le Client » désigne la personne physique ou morale qui sera facturée pour la location de matériel et / ou de services.
Ci-après « L’Événement » fait référence à l’événement pour lequel le client doit louer du matériel et / ou des prestations de services.
Ci-après la « Date de l’Événement » est la première date de la période de location ou de fourniture de services détaillée dans le devis.
Ci-après « Location » fait référence aux équipements et / ou services que ENCORE EMEA a loués au client pour la période indiquée dans le devis.
Ci-après « Médias » comprend toutes les diapositives, logiciels et fichiers informatiques, graphiques, œuvres, vidéos, films, photos et documents audio.
Conformément à l’article L.441-1 du Code de commerce, les présentes conditions générales de vente seront systématiquement communiquées à tout client qui en fera la demande.
La signature d’un devis ou d’un contrat vaut pour bon accord et commande, impliquant l’acceptation pleine et entière des conditions générales de ventes décrites ci-après.
1. OFFRE:
1.1 DEVIS: Le devis est établi à partir des informations fournies par le Client. Il n’est qu’une estimation des équipements et services à fournir dans le cadre de l’Evénement. Lors de l’Evénement, la quantité réelle d’équipements, de services, de main-d’œuvre et de toute marchandise fournie pour les besoins de l’Evénement pourra être supérieure au montant spécifiée dans le devis. Le Client se verra alors facturé pour les demandes additionnelles d’équipements, de services et / ou de main-d’œuvre (ainsi que des frais de dossiers et de transport le cas échéant), selon les tarifs standards en vigueur pratiqués par ENCORE EMEA. La main d’œuvre, la TVA, le transport, l’expédition / manutention, le déplacement et l’hébergement du personnel, les indemnités journalières et les charges électriques (si applicable à l’Evénement) sont des estimations et les montants définitifs seront inclus à la facture finale.
1.2 COÛTS DE MAIN D’OEUVRE: Ce devis, sauf si précisé, n’inclut pas les éléments suivants : Le transport et le logement des équipes, le stationnement. Toutes les heures supplémentaires du personnel seront facturées 1,5 fois le tarif horaire du poste (Tarif journalier divisé par 8) pour les heures travaillées au-delà de 8h, et 2 fois le tarif horaire pour les heures travaillées au-delà de 16h. Les employés de ENCORE EMEA doivent respecter une pause obligatoire d’au moins 11h entre deux journées de travail.
1.3 ACCEPTATION: Ce devis sera valable pour une période de 30 jours à compter de la date de la proposition, sauf si une date de validité différente est indiquée expressément sur le devis (« Offre valable jusqu‘au»). Si ce devis n’est pas accepté, signé et renvoyé à ENCORE EMEA dans le délai de validité, il ne sera plus valable. Si la période de validité a expiré, un nouveau
devis sera établi.
2. COMMANDES: Aucune validation orale ne vaut pour confirmation. Les commandes seront confirmées uniquement à la réception d’une confirmation écrite envoyée à ENCORE EMEA. La
commande doit préciser tous besoins, y compris les adaptateurs, embouts, pinces, supports, etc. Les commandes doivent être signées par une personne ayant le pouvoir / l’autorisation de signer la commande au nom du Client. La signature d’un devis ou d’un contrat vaut bon pour accord et commande.
3. MANIPULATION DE L’EQUIPEMENT (LOCATION « COMPTOIR »): Le Client ne doit pas interférer avec l’équipement, leurs mécanismes de fonctionnement ou toutes autres parties. Il devra prendre des précautions et les utiliser à bon escient, de manière sécurisée et correcte, conformément aux instructions de fonctionnement et de sécurité fournies au client.
Le Client veillera à informer immédiatement ENCORE EMEA de toute panne, perte ou dommage sur l’équipement. Le Client doit prendre les mesures appropriées pour protéger le matériel contre le vol, les dommages et / ou autres risques. Le Client reconnaît que le matériel est à tout moment en sa possession et sous son contrôle, et s’engage à ne pas sortir l’équipement du pays dans lequel il a été loué sans un consentement écrit de ENCORE EMEA.
Le matériel doit être renvoyé par le client en bon état de fonctionnement et de propreté, accompagné de l’ensemble des documents et accessoires. Lorsque le Client prend en charge l’enlèvement et le retour du matériel, il sera responsable des pertes ou des dommages survenant pendant le transport.
4. MANIPULATION DE L’EQUIPEMENT (PRESTATION): Sur le lieu de l’Evénement, le personnel de ENCORE EMEA doit manipuler tous les équipements. Les matériels ne peuvent être utilisés, déplacés, stockés ou réparés par le Client ou un tiers sans une autorisation préalablement écrite de ENCORE EMEA. Des frais supplémentaires peuvent s’appliquer en cas de non-respect de cette condition. Le Client accepte que ENCORE EMEA accède librement à l’équipement à tout moment avant, pendant et / ou après l’Evénement pour des raisons de réglages, de maintenance et de contrôles. ENCORE EMEA conserve tous les titres et droits sur les équipements et tous les accessoires associés.
5. DOMMAGES ET SÉCURITÉ: Le Client est responsable de toute perte, vol ou dégradation de l’équipement, notamment par son utilisation, sa mauvaise utilisation, un accident ou une négligence, sauf si cela est dû à une négligence de ENCORE EMEA. En plus des montants dus à ENCORE EMEA dans le cadre du devis, le Client accepte de payer à ENCORE EMEA, toutes les sommes engagées au titre de la perte, des dommages ou du vol, sur la base des coûts de réparation du matériel ou de remplacement intégral par un matériel neuf équivalent. Le Client s’engage à sécuriser à ses frais l’équipement se trouvant sur le site.
6. ACCOMPTE; PAIEMENT: Les Clients ne disposant pas d’un compte ouvert auprès de ENCORE EMEA devront verser un acompte de 50% lors de la signature du devis, les 50% restant étant payés au plus tard 30 jours avant la date de réservation.
Tout autre accord sur les modalités de paiement doit être approuvé par écrit par ENCORE EMEA au moins dix jours avant l’Evénement.
Le non-paiement peut entraîner la non-fourniture de l’équipement et des services spécifiés dans le devis.
En cas de retard de paiement dans le délai ci-dessus fixé, des pénalités de retard calculées au taux annuel de 5% du montant TTC du prix de la Location, seront automatiquement et de plein droit acquises par ENCORE EMEA, sans formalité aucune ni mise en demeure préalable.
Les intérêts deviennent exigibles nonobstant le fait qu’une partie du montant fasse l’objet de litige ou de réclamation.
En cas de retard de paiement, une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros sera due de plein droit.
7. ANNULATION: Si une Location ou une prestation est annulée par le client pour des raisons indépendantes de la responsabilité de ENCORE EMEA, les conditions d’annulation suivantes s’appliqueront :
I. Si le Client annule l’Evénement ou la fourniture d’équipements et de services audiovisuels plus de 30 jours avant le premier jour de l’Evénement, seuls les coûts liés aux services de pré- production ou aux commandes personnalisées seront facturés au client, avec un minimum de 20 % de frais de traitement. Tout acompte versé sera entièrement remboursable après déduction de ces frais.
II. Les annulations survenant entre 30 et 8 jours avant l’Evénement entraîneront des frais d’annulation de 50% de la valeur du devis, ou des frais engagés par ENCORE EMEA au jour de l’annulation s’ils sont supérieurs à 50% du contrat.
III. En cas d’annulation dans les 7 jours avant l’Evénement, le montant total du devis sera facturé et dû par le Client.
TOUTES LES ANNULATIONS DOIVENT NOUS ETRE ADRESSEES PAR ÉCRIT PAR LETTRE RECOMMANDEE AVEC ACCUSE DE RECEPTION OU PAR REMISE EN MAIN PROPRE CONTRE DECHARGE DONNEE PAR UN REPRESENTANT DE ENCORE EMEA, AVANT DE DEVENIR EFFECTIVES.
8. GARDE ET ENTRETIEN DE L’ÉQUIPEMENT: Le Client est responsable de la garde de tous les équipements fournis. Si du matériel est perdu, volé, détruit ou endommagé alors le Client devra indemniser ENCORE EMEA. Cette indemnisation pouvant aller jusqu’à hauteur du coût total du remplacement du matériel par du matériel neuf équivalent. Un certificat d’assurance en cours de validité et suffisant pour couvrir le montant total sera fourni par le Client avant la Location.
Dans des circonstances particulières, ENCORE EMEA fournira une assurance à hauteur de 12,5% de la location pour couvrir les pertes ou les dommages importants. La franchise est de six cents euros en cas de perte ou de dommage. L’assurance ne couvre pas les pertes causées pendant le transport (même dans un véhicule verrouillé et sous alarme), ni les dommages causés à du matériel non transporté dans son conditionnement fourni. Toute pertes ou tout dommage doit être signalé à ENCORE EMEA et à la police dans les 24 heures. Le manquement de signalement à la police dans ce délai de 24 heures invalide l’assurance. Un rapport écrit complet doit être envoyé à ENCORE EMEA dans un délai de 72 heures, détaillant les circonstances de l’incident. L’absence de gardiennage de l’équipement invalidera l’assurance. En outre, les frais de location des équipements perdus, volés, détruits ou endommagés doivent être payés et se prolongent jusqu’au paiement intégral de l’indemnisation susmentionnée et/ou tous autres frais. ENCORE EMEA se réserve le droit d’exercer cette clause et de régler tout différend à sa seule discrétion.
9. RECUPERATION DES EQUIPEMENTS LOUES: Le Client accepte qu’un représentant de ENCORE EMEA puisse pénétrer dans les locaux où l’équipement de ENCORE EMEA est disposé en vue de la récupération de l’équipement à la fin de toute période de Location. En ce qui concerne les locaux non occupés ou sous le contrôle du client, celui-ci s’engage à faire les démarches pour autoriser ENCORE EMEA à pénétrer dans les locaux. Le Client indemnisera ENCORE EMEA pour les frais occasionnés lors de la reprise du matériel.
10. INDEMNISATION: Le Client et ENCORE EMEA s’engagent chacun à indemniser, à défendre et à tenir indemnes l’autre partie de toute réclamation, perte, coût (y compris les honoraires d’avocat), des dommages et / ou des préjudices aux biens et aux personnes (y compris en cas de décès) à la suite d’actes de négligence, d’erreurs ou d’omissions de chaque partie et de
leurs employés, agents, représentants et sous-traitants respectifs.
11. LIMITATION DE RESPONSABILITÉ: Nonobstant toute autre disposition, la responsabilité globale de ENCORE EMEA envers le Client sera, sous toute circonstance, strictement limitée au montant hors taxes versé à ENCORE EMEA en relation avec l’Evénement et ne pourra excéder ce montant. En aucun cas, ENCORE EMEA ne sera responsable de dommages indirects, spéciaux ou consécutifs (y compris, mais non limité à, une perte de bénéfices, d’intérêts, de gains ou d’utilisation) contractés, délictuels ou autres, en relation avec l’événement.
12. DYSFONCTIONNEMENT D’ÉQUIPEMENT: ENCORE EMEA entretient son équipement conformément aux spécifications du fabricant et aux usages du secteur professionnel. ENCORE EMEA ne garantit toutefois pas que le matériel ou les services fournis seront exempts de défaut, de dysfonctionnement ou d’erreur de la part de l’opérateur. En cas de dysfonctionnement pendant l’événement pour quelque raison que ce soit, le Client s’engage à informer immédiatement un représentant de ENCORE EMEA. ENCORE EMEA tentera de remédier au problème le plus rapidement possible afin que l’événement ne soit pas interrompu. Le Client accepte et reconnaît que ENCORE EMEA n’assume aucune responsabilité en cas de pertes, coûts, dommages ou blessures causés à des personnes ou à des biens en relation avec l’événement, résultant d’équipements défectueux ou autre.
13. VIDÉOCONFÉRENCE & VIDÉO / VOIX SUR IP: Lorsque ENCORE EMEA fournit des équipements de conférence audio et / ou de vidéoconférence, ENCORE EMEA ne peut être responsable que des équipements fournis par ENCORE EMEA, sauf exception convenue préalablement. Les communications avec des tiers via des lignes téléphoniques ou RNIS, des communications sur Internet, ou toutes autres créations et utilisations de comptes spécifiques à la réalisation de la conférence à distance incombent au fournisseur de télécommunications, au fournisseur de services Internet, ou à défaut au Client. Tout problème de connexion ou de maintien de connexion est indépendant de la volonté de ENCORE EMEA et ENCORE EMEA ne pourra pas être tenu responsable, sauf exception convenue préalablement.
14. DONNEES PERSONNELLES: Les données personnelles recueillies auprès des Clients font l’objet d’un traitement informatique réalisé par ENCORE EMEA. Elles sont enregistrées dans son fichier Clients et sont indispensables au traitement de sa commande. Ces informations et données personnelles sont également conservées à des fins de sécurité, afin de respecter les obligations légales et réglementaires. Elles seront conservées aussi longtemps que nécessaire pour l’exécution des commandes et des garanties éventuellement applicables.
Le responsable du traitement des données est ENCORE EMEA. L’accès aux données personnelles sera strictement limité aux employés du responsable de traitement, habilités à les traiter en raison de leurs fonctions. Les informations recueillies pourront éventuellement être communiquées à des tiers liés à l’entreprise par contrat pour l’exécution de tâches sous-traitées, sans que l’autorisation du Client soit nécessaire.
Dans le cadre de l’exécution de leurs prestations, les tiers n’ont qu’un accès limité aux données et ont l’obligation de les utiliser en conformité avec les dispositions de la législation applicable en matière de protection des données personnelles. En dehors des cas énoncés ci-dessus, ENCORE EMEA s’interdit de vendre, louer, céder ou donner accès à des tiers aux données sans consentement préalable du Client, à moins d’y être contrainte en raison d’un motif légitime.
Si les données sont amenées à être transférées en dehors de l’UE, le Client en sera informé et les garanties prises afin de sécuriser les données (par exemple, adhésion du prestataire externe au « Privacy Shield », adoption de clauses types de protection validées par la CNIL, adoption d’un code de conduite, obtention d’une certification CNIL, etc.) lui seront précisées.
Conformément à la réglementation applicable, le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, et de portabilité des données le concernant, ainsi que du droit de s’opposer au traitement pour motif légitime, droits qu’il peut exercer en s’adressant au responsable de traitement à l’adresse postale suivante : ENCORE EMEA France, 29-31 rue du Bois Galon 94120 FONTENAY SOUS BOIS. En cas de réclamation, le Client peut adresser une réclamation auprès du délégué à la protection des données personnelles du Fournisseur de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés.
15. CONFIDENTIALITÉ: Tous les devis, contrats, plans et spécifications fournis au Client par ENCORE EMEA sont confidentiels et ne doivent pas être transmis à des tiers, pour faire établir une offre concurrentielle ou à toute autre fin.
16. PROPRIETE INTELLECTUELLE: Le Client accepte d’indemniser ENCORE EMEA à l’égard de toute réclamation pour violation du droit d’auteur résultant de la transmission, de l’enregistrement, de la diffusion, de la rediffusion de projections audiovisuelles pour le compte du client.
17. FORCE MAJEURE: Le non-respect par ENCORE EMEA des termes et conditions du présent Contrat en raison de conditions indépendantes de sa volonté, telles que guerre, grèves, incendies, inondations, catastrophes naturelles, cas de force majeure, restrictions gouvernementales, pannes de courant, endommagement ou destruction des installations réseaux ou de serveurs, ne sera pas considéré comme un manquement à l’exécution de ses obligations contractuelles.
18. LOI APPLICABLE: Les présentes Conditions sont régies par les lois en vigueur en France. Tous litiges pouvant s’élever entre ENCORE EMEA et le Client seront soumis à la compétence des juridictions commerciales relevant de la Cour d’appel du lieu du siège social de ENCORE EMEA