In Zukunft müssen Meeting- und Event-Profis hybride und virtuelle Event-Strategien entwickeln, um ihre traditionellen Konzepte für Präsenz-Veranstaltungen zu ergänzen. Dabei bewegen sie sich auf relativ neuem Terrain, es bedarf jedoch nicht unbedingt eines komplexen Prozesses. Wenn Sie wissen, welche Fragen Sie den wichtigsten Akteuren im Meeting- und Eventbereich stellen müssen, können Sie sich und Ihrem Team Zeit und Geld sparen.
Matthew Johnsen, Vice President of Product Management bei Encore, empfiehlt, mit dem großen Ganzen zu beginnen. „Definieren Sie die allgemeinen Anforderungen und Bedürfnisse an die Veranstaltung und das gewünschte Event-Ziel“, sagt er. Stellen Sie Ihren Stakeholdern folgende Fragen:
Welches Ziel verfolgen Sie mit der Veranstaltung?
„Viele Menschen nehmen gerne vom Büro aus an einem Meeting teil, so dass Sie sich keine Gedanken über Dinge machen müssen, die über das Ziel hinausschießen“, sagt Johnsen.
Wenn Sie jedoch wissen, dass es sich um ein größeres Business-Meeting, eine taktische oder auch erlebnisorientierte Veranstaltung handelt, wird es Ihnen helfen, das für die Erreichung des jeweiligen Event-Ziels gegebenenfalls notwendige Zusatz-Budget zu ermitteln.
Welche Botschaft möchten Sie transportieren? Wie sollen die Teilnehmer mit dieser Botschaft umgehen und miteinander interagieren?
„Eine Fortbildungsveranstaltung ist natürlich weniger aufwendig als ein High-End Product Launch“, sagt Johnsen. Wenn Sie sich darüber im Klaren sind, wie Sie Ihre Botschaft vermitteln möchten, können Sie sich auf die dafür notwendigen Gewerke wie Kreation, Event-Produktion und -technik fokussieren.
Ist das angestrebte Event-Ziel und die Botschaft klar definiert, können Sie eine geeignete Plattform wählen. Für die meisten Fortbildungs- und Info-Veranstaltungen sind einfache Plattformen wie Zoom, Microsoft Teams oder Google Meet völlig ausreichend. Wenn Sie eine gängige virtuelle Meeting-Plattform wie Zoom oder Teams verwenden, besteht auch die Möglichkeit, diese mit den professionellen Lösungen Ihres Eventtechnik-Partners zu kombinieren. So können Sie eine nahtlosere Verbindung zwischen den Präsenz-und Remote-Teilnehmern herstellen und gleichzeitig ihr Engagement unterstützen.
Wenn Sie 1:1-Gespräche, virtuelle Messestände oder Interaktionen wie Pop-up-Umfragen benötigen, brauchen Sie wahrscheinlich eine Plattform mit erweiterten Funktionen. Sind Sie unsicher, welche Optionen für Sie geeignet sind und wie diese optimal miteinander kombiniert werden können? Wenden Sie sich am besten an einen erfahrenen Eventtechnik-Partner wie Encore, der Sie unterstützen kann, die richtigen Entscheidungen zu treffen.
Welche Event-Teilnehmer müssen zwingend vor Ort anwesend sein?
„Ein hybrides Format kann Ihnen helfen, Ihr Event zugänglicher zu machen und so mehr Menschen zu erreichen“, sagt Johnsen. Potenzielle Teilnehmer, die bisher vielleicht nicht zu Ihrer Veranstaltung reisen konnten oder die noch zögern, an Live-Events teilzunehmen, können virtuell dabei sein.
„Das ist eine sehr gute und angenehme Möglichkeit, um zusammenzukommen, die, so glaube ich, nicht mehr aus unserem Alltag wegzudenken ist – ob es einem nun gefällt oder nicht“, sagt Johnsen. Weniger Teilnehmer vor Ort zu haben, bringt zudem auch Vorteile. „Ein kleineres Präsenz-Publikum reduziert die Kosten.“
Fragen Sie Ihre Stakeholder, welche Teilnehmer zwingend vor Ort sein müssen und welche auch in Remote teilnehmen können. „Die Anzahl der anwesenden Teilnehmer und ihre bewusste Auswahl sind heute wichtiger denn je.“
Was haben Sie mit den aufgezeichneten Inhalten vor?
„Wenn Sie nicht planen, den generierten Content noch einmal zu verwenden, können Sie die technische Ausstattung für Ihre Veranstaltung daraufhin anpassen“, sagt Johnsen. Sollten Sie aber ohnehin Content streamen und in Equipment wie Kameras, Beleuchtungs- und Tontechnik investieren, um TV-Qualität sicherzustellen, warum nicht eine Strategie für das Content-Marketing nach der Veranstaltung entwickeln?
„Profitieren Sie doppelt von dem Budget, das Sie bereits in die Aufzeichnung der Veranstaltung investiert haben, indem Sie vorhandenen Content neu verpacken und weiterverwenden“, sagt Johnsen.
Können Sie die Teilnehmer in Multi-Hubs empfangen?
Müssen die Teilnehmer alle an einem Ort zusammenkommen? Oder haben Sie vielleicht die Möglichkeit, einen dezentralen Ansatz zu verfolgen, in dem Präsenz-Teilnehmer in verschiedenen Locations mit dem virtuellen Publikum verbunden werden? Als Veranstalter können Sie mit einem dezentralen Ansatz Reisekosten einsparen und den CO²-Fußabdruck Ihres Events reduzieren.
Möchten Sie, dass das virtuelle Erlebnis dem Live-Erlebnis entspricht?
Die Kosten für die Produktion hybrider Events sind skalierbar. Wenn Sie jedoch primär in die Präsenz-Veranstaltung investieren und die virtuelle Komponente vernachlässigen, wird das Gesamterlebnis nicht homogen sein. „Haben Sie ein hohes Produktionsniveau im Ballsaal,“ sagt Johnsen, „sollten Sie gleichermaßen in das virtuelle Erlebnis investieren wie z.B. in Bauchbinden für Ihre Redner.“
Die beste Voraussetzung, alle Veranstaltungskomponenten – virtuell und live vor Ort – zu einem nahtlosen hybriden Event-Erlebnis zu integrieren, ist die Wahl des richtigen Event-Produktionspartners.
„Sie sollten mit einem Anbieter zusammenarbeiten, der über umfangreiches Equipment, fundierte Kenntnisse der geeigneten Plattformen und jahrelange Event-Erfahrung verfügt“, sagt Johnsen. „Wenn Plattform- und Produktionsanbieter nicht eng verbunden sind, entstehen automatisch Brüche im Event-Erlebnis.“
Als Marktführer in der Event-Branche bietet Encore nicht nur hybride und virtuelle Plattformen, sondern auch Unterstützung in den Bereichen Kreation, Produktion und Technik vor Ort. Encore begleitet Sie vom ersten Moment der Event-Planung über die Veranstaltungsdurchführung bis hin zur Aufbereitung der Post-Event-Inhalte. Zeigen Sie uns, wie und wo Sie sich mit Ihren Meetings und Events präsentieren, indem Sie Ihre aktuelle oder kommende Veranstaltung in den sozialen Medien (Facebook, LinkedIn, Instagram und Twitter) über #BeingThere teilen.
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