Die meisten dachten, die Pandemie wäre vorbei, sobald Impfstoffe verfügbar sind. Aber das COVID-19-Virus und seine Varianten haben immer noch die Macht, Präsenz-Veranstaltungen zu beeinträchtigen. Wenn Sie einen Event ganz oder teilweise in Präsenz durchführen, ist es wichtig, den Teilnehmern ihre Ängste zu nehmen, damit sie sich schon bei der Anmeldung und dann auch später vor Ort wohl fühlen. Mit diesen vier Maßnahmen geben sie Ihren Teilnehmern die nötige Sicherheit.
Schritt 1: Arbeiten Sie eng mit Ihren Eventpartnern wie Locations und Lieferanten zusammen, um Risiken zu steuern und zu minimieren.
Ihre Partner haben sich im Laufe der Pandemie intensiv damit beschäftigt, wie man Präsenzveranstaltungen wieder sicher machen kann. Profitieren Sie von ihren Erfahrungen und teilen Sie mit ihnen Tools, die sie eventuell bereits selbst entwickelt haben – ähnlich den MeetSAFE™-Empfehlungen von Encore. Analysieren Sie gemeinsam alle relevanten Touchpoints im Hinblick auf potenzielle Übertragungsrisiken und mildern sie diese ab. Erstellen Sie im engen Austausch mit Ihren Eventpartnern ein Sicherheits- und Hygienekonzept für das Veranstaltungspersonal und alle anderen Personen, die mit Ihren Event-Teilnehmern in Kontakt kommen könnten. Halten Sie das ausgearbeitete Konzept schriftlich fest und verpflichten Sie alle Lieferanten, Aussteller und Sponsoren, die darin vereinbarten Sicherheitsrichtlinien zu befolgen.
Schritt 2: Das Problem steht mitten im Raum… nennen Sie es beim Namen.
Im schlimmsten Falle tun Sie so, als sei die Pandemie vorbei. Oder Sie versäumen, zu erwähnen, welche konkreten Vorkehrungen Sie treffen, um das Risiko einer Ansteckung zu minimieren. Angesichts der täglichen Nachrichten über Covid-19 wird dies bei den Teilnehmern nur den Eindruck erwecken, dass Sie die Realität gänzlich leugnen oder zumindest selbst daran zweifeln, bei Präsenz- oder Hybrid-Veranstaltungen vor Ort ein sicheres Umfeld für persönliche Kontakte schaffen zu können. Sprechen Sie stattdessen besser offen über ihr konkretes Sicherheits- und Hygienekonzept. Teilen Sie mit, was Sie und Ihre Event-Partner tun, um das Risiko einer Ansteckung zu minimieren, und wie sich Teilnehmer auf Präsenzveranstaltungen sicher fühlen können. Ergänzen Sie bereits bei der Anmeldung für die jeweilige Veranstaltung einen Hinweis auf die geltenden Sicherheitsrichtlinien und verpflichten Sie alle Teilnehmer zu deren Einhaltung.
Schritt 3: Kommunizieren, kommunizieren, kommunizieren!
Die Sicherheit und das Wohlergehen Ihrer Teilnehmer hat immer höchste Priorität: in Marketing-E-Mails, bei Aktivitäten in sozialen Medien, in prominenten Bereichen auf Ihrer Website, in Blogs usw. Dies ist ein Thema, das Sie nicht zu viel kommunizieren können. Halten Sie auch Ausschau nach guten Nachrichten und positiven Entwicklungen in der Veranstaltungsbranche, die Sie weitergeben können. Wenn Sie Inspiration brauchen, folgen Sie #WeMetThere. Dort finden Sie zahlreiche Beispiele dafür, wie Ihre Kollegen Sicherheitskonzepte implementieren, um möglichst sicher zu Präsenzveranstaltungen zurückkehren zu können. Oder greifen Sie die Anregungen in diesem Beitrag auf.
Schritt 4: Helfen Sie Ihren Teilnehmern, sicherer zu reisen.
Zu wissen, dass Ihre Veranstaltung über ein gutes Sicherheitskonzept verfügt, reicht vielleicht nicht aus. Ihre Teilnehmer müssen immer noch reisen, um zu der Veranstaltung zu gelangen. Wenn Sie also Tipps haben, wie man am Flughafen möglichst unbesorgt durch das dortige Prozedere kommt, oder über aktuelle Informationen zum sicheren Transport auf dem Flughafengelände verfügen, geben Sie diese weiter. Ziehen Sie eventuell in Erwägung, die persönliche Anmeldung beim Eintreffen der Teilnehmer an der Location abzuschaffen und alle benötigten Event-Materialien (z.B. Namensschilder und Schlüsselbänder, Programme usw.) bereits vor der Anreise digital oder per Post zu versenden. Viele Veranstalter bieten Sponsoren die Möglichkeit, im Rahmen des Sicherheitskonzeptes Artikel wie z.B. Masken oder auch Handdesinfektionsmittel als individuelle „Werbefläche“ zu nutzen und vor dem Event jedem Teilnehmer ein persönliches „Care-Paket“ zu schnüren.
Haben Sie noch weitere Tipps? Lassen Sie es uns gerne wissen.
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